14.12.2018

Die Renaissance der Stichprobeninventur

Für eine korrekte Buchhaltung und Bilanzierung ist eine Inventur unerlässlich. Doch die Sache lässt sich erleichtern: Automatisierung im Lager macht die einst schwierige Stichprobeninventur wieder attraktiv. Ein weiteres gutes Argument, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben.

Traditionell steht am Jahresende in den meisten Betrieben eine Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände in Form einer Inventur an. Sie dient zwar der Selbstkontrolle des Unternehmens uns seiner Buchführung und sorgt zudem für einen gewissen Gläubigerschutz, erfreut sich aber angesichts des Aufwands keiner großen Beliebtheit. Wie schön, dass § 241 Handelsgesetzbuch (HGB) ein „Inventurvereinfachungsverfahren“ bereithält. Bereits seit 1977 nämlich ist die Stichprobeninventur möglich, die es erlaubt, den Bestand von Vermögensgegenständen durch bloße Stichproben zu ermitteln. In Zeiten zunehmender Automatisierung und Digitalisierung erlangt sie wieder eine größere Bedeutung.

Ordnungsgemäße Buchhaltung als Voraussetzung

„Identifikation der Waren, Echtzeitüberwachung, automatisierte Buchungen und Kontrollen sowie eine durchgehende Digitalisierung der Materialflüsse, wie es Industrie 4.0 und SCM 4.0 heute schon möglich machen, führen zu einer fehlerfreien Bestandführung“, sagt Martin Rosenbaum, Senior Manager bei Kerkhoff Consulting, einer Unternehmensberatung für Supply Chain Management mit Sitz in Düsseldorf. „Damit sind die Voraussetzungen für die Stichprobeninventur geschaffen.“ Denn § 241 Satz 1 HGB verlangt, dass hierbei die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung einzuhalten sind, also Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachprüfbarkeit. Dies kann ein Lagerverhaltungssystem mit integrierter Bestandsverwaltung leisten. „Die Zuverlässigkeit der Bestandsführung beeinflusst gleichzeitig auch die Lieferfähigkeit und den Service-Level – und das sind entscheidende Wettbewerbsfaktoren in der heutigen Zeit“, auf diese weiteren Vorteile einer durchgängigen Digitalisierung weist Berater Rosenbaum ausdrücklich hin.

Stichproben hochrechnen

Bei der Stichprobeninventur wird eine repräsentative Menge der Gesamtheit erfasst und auf den gesamten Bestand hochgerechnet. Dabei ist es etwa zulässig, nur 3 bis 5 % der wertvollsten Lagerelemente aufzunehmen, um anhand dieses kleinen, aber signifikanten Anteils der Vermögenswerte 45 bis 50 % des Gesamtwertes zu ermitteln. Auch Kombinationen verschiedener Inventurverfahren sind erlaubt, etwa, dass die höherwertigen Artikel einer Gesamtheit der Vollinventur unterzogen werden, während man die geringwertigeren Waren mittels Stichproben inventarisiert. Die „Hochrechnung“ selbst muss dann anhand anerkannter mathematisch-statistischer Methoden software-gestützt erfolgen.

Buchungsdisziplin erforderlich

„Der Vorteil liegt auf der Hand: Es muss nur ein Bruchteil des Aufwands einer jährlichen Vollinventur aufgebracht werden“, sagt Experte Rosenbaum. „Leider ist die notwendige Buchungsdisziplin und -kontrolle in vielen Unternehmen oftmals nicht gegeben.“ Wo Negativbestände in den Buchungssystemen zugelassen würden, könne sich die erforderliche Bestandsicherheit nicht einstellen. Rosenbaum rät: „Hier müssen Unternehmen dringend ansetzen.“

Modell für automatisierte Lager

Die Stichprobeninventur eignet sich besonders da, wo das klassische Zählen, Messen, Wiegen im Rahmen einer Vollinventur schwierig wird, etwa bei automatischen Hochregallager. Das HGB-Modell aus den 70er Jahren ist also rund 40 Jahre später aktueller denn je.

Zur Autorin: Anja Falkenstein ist als Rechtsanwältin in Karlsruhe tätig und schreibt zu Themen an der Schnittstelle Logistik/Recht.

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