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05.07.2013

Einkäufer auf Zeit

Einkaufen – ein Kinderspiel? Mitnichten. Unternehmen, die bei der Beschaffung von Produkten und Materialienstrategisch vorgehen, sparen eine Menge Geld. Wie das funktioniert, wissen die Berater von Kerkhoff Consulting aus Düsseldorf.

Einkäufer sind heute keine Bestellabwickler mehr“, so Dirk Schäfer, stellvertretender Vorsitzender der Geschäftsführung von Kerkhoff Consulting. „Stattdessen übernehmen sie die Rolle des Wertschöpfers im Unternehmen.“ Denn: Der Anteil der Materialkosten liegt in vielen Betrieben zwischen 40 und 60 Prozent. Gelingt es Einkäufern, ihre Kosten zu reduzieren, macht sich das direkt im Unternehmensergebnis bemerkbar. Für einen vergleichbaren Effekt müssten Unternehmen zweistellige Umsatzzuwächse erzielen. „Deshalb ist es wichtig, dem Einkauf einen höheren Stellenwert einzuräumen und ihn strategisch zu organisieren. Das ist unsere Aufgabe“, so Schäfer.

Vor Ort bei Hüttenes-Albertus
Kerkhoff Consulting betreut unter anderem zahlreiche mittelständische Unternehmen. Eines von ihnen ist Hüttenes-Albertus, ein international führender Hersteller von chemischen Produkten für die Gießereiindustrie. Sieben Monate haben Dirk Schäfer und seine Kollegen daran gearbeitet, den Einkauf von Hüttenes-Albertus zu optimieren: Sie haben die Einkaufsorganisation und das Lieferantenmanagement vor Ort analysiert, Verbesserungspotenziale aufgedeckt sowie Veränderungen angestoßen und begleitet. Zur Ausgangssituation: Der Einkauf bei Hüttenes-Albertus wird von den Standorten Düsseldorf und Hannover organisiert. „Wie häufig in solchen Fällen gab es keine klare Aufgabenverteilung“, sagt Dirk Schäfer. „Es galt, den Einkauf unternehmensübergreifend effizienter aufzustellen.“ Im Ergebnis bedeutet das unter anderem: „Heute macht nicht mehr jeder alles, sondern das, was er am besten kann.“ So gibt es Lead Buyer, die von operativen Aufgaben entlastet sind und etablierte Rahmenverträge und Kennzahlensysteme nutzen.


Strategie statt Bauchgefühl

Die Herausforderung bei den Verträgen: Der verantwortliche Einkäufer muss entscheiden, ob er langfristig mit Festpreisen plant, Indexmodelle integriert oder die Rohstoffe zum jeweils aktuellen Börsenpreis erwirbt. „Das darf keine Bauchentscheidung sein“, betont Schäfer. „Für eine strategische Herangehensweise benötigen Einkäufer stattdessen aussagefähige Chartanalysen.“ Diese basieren auf einer Datenbank, in der Kerkhoff Consulting im Falle von Hüttenes-Albertus rund 8.000 Indexverläufe der vergangenen Jahre hinterlegt hat – etwa für Löhne, Materialien und Spritpreise. All diese Kennzahlen fließen in die Preiskalkulation für Rohstoffe mit ein. Vorteil für den Einkäufer: Mit Hilfe der Datenbank kann er Preisentwicklungen analysieren, strategische Kaufentscheidungen treffen und Prognosen erstellen. So hat er etwa die Möglichkeit abzuschätzen, wann die Logistikkosten für den Einkauf in China so hoch sein werden, dass sich der Bezug von Rohstoffen aus der Volksrepublik nicht mehr rentiert. „Letztendlich geht es darum, Preise transparent zu machen“, erklärt Schäfer.

Verhandeln mit Durchblick
Transparenz spielt insgesamt eine zentrale Rolle bei der Optimierung des Einkaufs – auch beim Lieferantenmanagement. So ist die Möglichkeit, die Kalkulation der Lieferanten nachzuvollziehen, eine wesentliche Grundlage dafür, die Beschaffungskosten zu reduzieren. Was kosten zum Beispiel die Plastikkanister, in denen Chemikalien zu Hüttenes-Albertus transportiert werden? Die Ingenieure und Fertigungsspezialisten von Kerkhoff Cost Engineering – Netzwerkpartner von Kerkhoff Consulting – kennen die Antwort. Denn sie haben einen Kanister in seine Einzelteile zerlegt. So ist es möglich, für jeden Prozessschritt oder den Zukauf eines bestimmten Artikels zu bestimmen, was der Kanister in der Fertigung tatsächlich kostet. „Mit diesem Wissen kann der Einkäufer ganz anders mit seinem Lieferanten diskutieren“, so Schäfer. Ziel ist eine „strategische Lieferantenpartnerschaft“, von der beide Seiten profitieren. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich günstigere Bezugsquellen für das Vormaterial bei den Lieferanten finden. „Solche Lösungen erarbeiten wir mit unseren Kunden und dessen Lieferanten in gemeinsamen Workshops“, so Schäfer. Es gehört zur Philosophie von Kerkhoff Consulting, den gesamten Prozess – von Ausschreibungen über Workshops bis hin zu Verhandlungen – zu begleiten. „In dieser Zeit schlüpfen wir in die Rolle des strategischen Einkäufers“, sagt Schäfer. „Wir gehen erst, wenn die Veränderungen im Unternehmen gelebt werden und in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung angekommen sind.“ In Zahlen bedeutet das für den klassischen Mittelständler: sechs bis zehn Prozent weniger Beschaffungskosten.

Ausgezeichnet
Die Kerkhoff Consulting GmbH war bei ihrer Gründung 1999 die erste Beratungsgesellschaft für Einkauf, Beschaffung und Supply Chain Management. Die Fachzeitschrift Capital zeichnete das Düsseldorfer Unternehmen 2009 und 2012 als „Hidden Champion des Beratungsmarktes“ aus. Insgesamt arbeiten 145 Mitarbeiter in neun Ländern für Kerkhoff Consulting.

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