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07.03.2012

Licht ins Dunkel

Gefahr droht, wenn bei Investitionsgütern die Fachabteilungen mit Lieferanten die Konditionen festlegen. Das führt zu überraschenden Folgekosten.

Von Michael Dörfler

Mit 320 Millionen Euro verfügt Alf Schwaten über einen ansehnlichen Etat für seine jährliche Beschaffung. Er ist Leiter Einkauf bei dem im Norden und Osten Deutschlands aktiven Energienetzbetreibers 50Hertz Transmission und muss zusammen mit seinen 20 Facheinkäufern für Betrieb, Instandhaltung, Planung und Ausbau solche Summen aufwenden. »Hier setzen wir verstärkt regionale Firmen für die Realisierung der Aufträge ein“, sagt Schwaten. Das größte Einzelprojekt, die Südwestkuppelleitung von Thüringen nach Bayern, beschäftigt 22 Gewerke mit einem Etat von 290 Millionen Euro. Da fallen Montagen an Leitungen an, aber auch Wegebau, Materiallieferungen, Elektroinstallationen, Tiefbauarbeiten oder Arbeiten an Umspannwerken. Die zahlreichen kleinen Aufträge summieren sich für Schwaten zu einer millionenschweren Ausgabe für Investitionsgüter.

Dieses komplexe Beschaffungsprozedere habe „erheblichen Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen“, sagt Erik Hofmann, Professor am Lehrstuhl für Logistikmanagement der Universität St. Gallen. Deutsche Unternehmen kaufen jedes Jahr für fast 550 Milliarden Euro Investitionsgüter ein, wie das Statistische Bundesamt angibt. 5 bis 10 Prozent seines gesamten Beschaffungsvolumens wendet ein Unternehmen für langfristige Investitionsgüter auf.


Einkaufs-Profis gesucht
Wegen der kurz- und langfristigen Kosten sowie des Einflusses auf die Wettbewerbsfähigkeit hat der Investitionsgütereinkauf für viele Unternehmen eine hohe Bedeutung.

„Dennoch hat der Professionalisierungsgrad des Investitionsgütereinkaufs in vielen Unternehmen noch nicht das erforderliche Niveau erreicht«, rügt Hofmann. Wegen der besonderen Eigenschaften von Investitionsgütern sowie ihres Beschaffungsprozesses steht der Einkauf dabei vor großen Herausforderungen. Doch nach den Erfahrungen von Jens Hornstein, Partner bei Kerkhoff Consulting in Düsseldorf, sitzt bei mittelständischen Unternehmen selbst bei einem Investitionsvolumen zwischen 300.000 Euro und einer Million Euro der Einkauf nicht automatisch mit am Verhandlungstisch. „Technik hat die Vorherrschaft im produzierenden Gewerbe«, sagt Hornstein. Die Beschaffungsverhandlungen führt die Produktion mit dem Lieferanten. Aber diese Abteilung meidet ebenso wie die Entwickler eine echte Auseinandersetzung mit dem Angebot.

Das führt dann dazu, dass die Verträge auf den ersten Blick eine günstige Investition in die Neuanschaffung darstellen. Das erfreut den Controller. Doch die Folgekosten hat keiner mitgerechnet. „Der Lieferant bietet sehr gute Konditionen, aber holt sich sein Geld wieder über den Service“, stellt Hornstein fest. In einem solchen Fall ist der Einkäufer nur noch Abwickler. Das bringt dem beschaffenden Unternehmen finanziell keine Vorteile. Wie der Einkauf für Investitionsgüter geht, zeigen fünf Empfehlungen von Erik Hofmann und Jens Hornstein.

Problem technische Spezifikation: Die Budgetfestlegung beim Investitionsgütereinkauf basiert häufig auf Erfahrungswerten. Die technischen Spezifikationen, die der Budgetermittlung zugrunde liegen, werden häufig durch Techniker ohne Einbindung der Einkaufsabteilung festgelegt. Damit ergeben sich in einer frühen Phase des Beschaffungsprozesses Abhängigkeiten von Lieferanten, und der Einkauf kann sein Verhandlungsgeschick nicht mehr einsetzen. Lösung: Dabei liegt gerade hier ein großes Einsparpotential. Durch ein funktionierendes Zusammenspiel von Einkauf und Technik und eine Gewährleistung der Neutralität bei der Festlegung der Spezifikationen können die tatsächlich notwendigen Mittel in vielen Fällen stark reduziert werden.

Problem Einkaufsinstrumente: In der Phase bis zur finalen Auftragsvergabe kann durch die Nutzung klassischer Einkaufsinstrumente — wie zum Beispiel Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Verhandlungen — weiteres Potential gehoben werden.
Lösung: Um eine wirtschaftliche und technische Vergleichbarkeit der Angebote herstellen zu können, ist auf die Vollständigkeit der vorhandenen Unterlagen zu achten. Zudem sollten sich Techniker und Einkauf möglichst früh an einen Tisch setzen, um die Spezifikationen gemeinsam festzulegen.

Problem straffes Projektmanagement
: Ein häufiges Phänomen beim Investitionsgütereinkauf betrifft nachträgliche Kostensteigerungen und Zeitverzögerungen. Gerade bei Produktionsanlagen sind zeitliche Verzögerungen oft mit sehr hohen Kosten verbunden.
Lösung: In dieser Phase kann der Einkauf durch eine Unterbindung von Nachträgen, eine gutachterliche Begleitung sowie ein funktionierendes Projekt- und Zeitmanagement zum Erfolg des Projekts beitragen.

Problem Total Cost of Ownership: In den meisten Fällen übertreffen Folgekosten die Anschaffungskosten beim Investitionsgütereinkauf. Der Kaufpreis bei Investitionsgütern beträgt häufig lediglich zwischen 30 und 50 Prozent der gesamten Lebenszykluskosten.
Lösung: Die Folgekosten wie Energie, Personal, Wartung und Instandhaltung sollten bei jeder Kaufentscheidung berücksichtigt und im Rahmen einer Barwertbetrachtung bewertet werden.

Problem Compliance Management: Compliance-Sicherheit ist von besonderer Relevanz. Missachtet beispielsweise ein Lieferant gesetzliche Vorgaben oder soziale und ökologische Standards, können auch für das einkaufende Unternehmen Risiken entstehen.
Lösung: Unternehmen sollten die Planungs- und Budgetierungsprozesse sowie Vergabeentscheidungen im Investitionsgütereinkauf prüfungskonform dokumentieren. Ein spezielles Compliance Audit kann helfen, Schwachstellen aufzuzeigen.

michael.doerfler@marktundmittelstand.de

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